Jendelaku Kini…
13 Apr 2012

Aksesibilitas Kearsipan

Author: arsimurti | Filed under: Kearsipan

Bagaimanakah aksesibilitas arsip berdasar Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 14 Tahun Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ?

Mengacu pada pasal 28F UUD 1945 yang menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. Termasuk hak untuk mencari, memperoleh memiliki dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang ada. Dengan dasar dan pertimbangan tersebut pemerintah menerbitkan Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang mengatur lebih dalam tentang keterbukaan informasi dan transparansi penyelenggaraan negara yang penjelasannya terdapat dalam pasal (4) dimana masyarakat berhak untuk memperoleh, mengetahui, melihat, menghadiri, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pasal 6 dan 7 disebutkan hak dan kewajiban badan publik dalam menerima permintaan informasi yang diajukan oleh masyarakat pengguna informasi. Badan publik mempunyai hak untuk menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam hal ini, informasi publik yang tidak dapat diberikan adalah :
a.    informasi yang dapat membahayakan negara.
b.    informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha yang tidak sehat.
c.    informasi yang berkaitan dengan hak pribadi.
d.    informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan.
e.    informasi yang diminta belum dikuasai atau belum didokumentasikan.

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Aksesibilitas dalam kearsipan berarti perbandingan kemudahan dalam memberikan jumlah permintaan layanan kearsipan dan ketidakberhasilan dalam memenuhi permintaan layanan kearsipan dalam suatu sistem pengelolaan kearsipan. Dalam Aksesibilitas ini, jenis arsip sangat diperhatikan, yaitu arsip terbuka untuk umum dan arsip yang tidak terbuka untuk umum.

Menurut Pasal 59 ayat (1) dan (2) pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pada pasal 64 ayat (2) dijelaskan bahwa akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk kepentingan  pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam pasal 65 ayat (1) dan (2) dijelaskan bahwa, arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Pada pasal 66 ayat (2) arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun Tahun 2008 yang mengatur tentang jenis informasi publik yang dikecualikan yaitu:
1.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum;
2.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
4.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
5.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional;
6.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
7.    Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
8.    Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi;
9.    memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;
10.    Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

Oleh karena itu aksesibilitas harus memperhatikan: peraturan perundangan yang berlaku, tingkat kerahasiaan arsip, perlindungan terhadap privasi individu pada batasan yang dibuat, pencipta arsip tersebut, ketersediaan sarana penemuan kembali arsip tersebut (sarana dan prasarana yang mendukung), kondisi fisik arsip, dan tingkat keamanan arsip tersebut.

Referensi:

  • Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  • Undang-Undang Nomor 14 Tahun Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Tags:

Facebook comments

Leave a Reply